Gestionale logopedisti: sedute, genitori e relazioni

Il pomeriggio del logopedista ha una forma precisa: bambini che arrivano dopo la scuola, sedute in fila, genitori in sala d’attesa con domande da fare. Un gestionale logopedisti deve reggere questo ritmo senza aggiungere lavoro.

I problemi sono sempre gli stessi. I cicli di sedute vanno programmati per settimane e poi riorganizzati a ogni vacanza scolastica. Il genitore si dimentica l’appuntamento o avvisa all’ultimo. La relazione per la scuola o per il pediatra va scritta da capo ogni volta. E a fine anno ci sono le fatture da sistemare e l’invio al Sistema Tessera Sanitaria.

Vediamo cosa serve davvero a uno studio di logopedia e come OsteoEasy lo gestisce.

Cosa deve fare un gestionale per logopedisti

Il logopedista è una professione sanitaria con albo presso gli Ordini TSRM-PSTRP. Lavora con adulti e anziani, ma una parte importante dei pazienti sono bambini, e questo cambia il modo di gestire lo studio.

• Cicli di sedute con cadenza fissa, da programmare in anticipo.
• Comunicazioni rivolte ai genitori: promemoria, consensi, documenti.
• Valutazioni ripetute nel tempo per seguire i progressi.
• Relazioni per famiglie, scuola e medici.
• Esercizi da fare a casa tra una seduta e l’altra.

Cicli di sedute e agenda

Con gli appuntamenti ricorrenti imposti un ciclo di sedute in un colpo solo, per esempio due volte a settimana per tre mesi. Il sistema salta automaticamente i giorni di chiusura dello studio, così non devi correggere a mano ogni festività.

Se un bambino salta una seduta, la lista d’attesa ti aiuta a riempire lo spazio. Per i percorsi di gruppo puoi creare appuntamenti di gruppo con un numero massimo di partecipanti. Ferie e impegni personali li segni in agenda, che si sincronizza in entrambe le direzioni con Google Calendar e Google Contacts.

Se lavori in un centro con neuropsicomotricisti, psicologi o altri terapisti, l’agenda è multi-professionista e gestisce stanze e più sedi. Trovi i dettagli nella pagina sul gestionale per studi con più professionisti.

Genitori, promemoria e consensi

Quando il paziente è un bambino, chi riceve i messaggi è il genitore. Nella scheda del paziente registri i suoi recapiti e i promemoria automatici via email, SMS e WhatsApp arrivano a lui. Con il promemoria WhatsApp automatico il messaggio parte dal numero dello studio, che la famiglia riconosce, e le risposte arrivano nel gestionale. Il costo dei messaggi WhatsApp è pagato a Meta.

Anche il consenso informato si gestisce con i genitori. Puoi farlo firmare sul dispositivo in studio, oppure inviarlo prima della prima seduta con la firma elettronica avanzata del consenso informato: arriva un link via SMS, valido un’ora, e si firma con un codice. Il documento firmato resta nella cartella del paziente.

Con i form compilabili raccogli in modo ordinato le informazioni che ti servono dalla famiglia.

Cartella, valutazioni ed esercizi per casa

La cartella clinica personalizzabile ti permette di costruire l’anamnesi logopedica da zero, con le domande che fai davvero, oppure di partire da un modello e adattarlo. Ogni professionista dello studio può avere la sua.

Con i test e le valutazioni ripetibili imposti le valutazioni che usi nella tua pratica e confronti i risultati nel tempo. Il diario delle sedute raccoglie le note di ogni incontro. Se un paziente torna dopo anni per un problema diverso, apri un caso clinico separato nella sua timeline.

Dal tuo elenco esercizi personale prepari programmi di esercizi per casa da consegnare alla famiglia, così il lavoro continua anche tra una seduta e l’altra.

Relazioni per famiglie, scuola e medici

Il logopedista scrive molto: il riepilogo per i genitori, la relazione per gli insegnanti, l’aggiornamento per il pediatra o il neuropsichiatra infantile. Con le relazioni personalizzate crei i tuoi modelli una volta e li riusi, con l’intestazione dello studio.

Le relazioni le stampi o le invii direttamente. I dati del paziente sono già in cartella, quindi non riscrivi ogni volta le stesse informazioni. La cronologia delle modifiche ti dice chi ha cambiato cosa e quando.

Fatture e Sistema TS per il logopedista

Le prestazioni del logopedista sono esenti IVA in quanto prestazioni sanitarie. Sulle fatture esenti sopra 77,47 euro va applicata la marca da bollo da 2 euro, anche in regime forfettario.

Verso le persone fisiche la fattura non va inviata allo SDI: il divieto di fattura elettronica per prestazioni sanitarie a persone fisiche è strutturale. Se fatturi a un’azienda, a un’assicurazione o alla pubblica amministrazione, la fattura elettronica resta obbligatoria, e OsteoEasy la invia allo SDI quando serve.

Le spese sanitarie vanno trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria. Dal 2025 l’invio è annuale, con scadenza a fine gennaio dell’anno successivo. OsteoEasy invia i dati, verifica gli esiti e segnala gli errori, come un codice fiscale sbagliato. Se ti sono capitati scarti, leggi la guida sugli errori del Sistema TS.

Per i cicli di sedute puoi usare pacchetti e abbonamenti, incassare con POS SumUp dalla fattura e inviare le fatture al commercialista. Per i casi specifici confrontati sempre con il tuo commercialista.

Domande frequenti

I promemoria possono arrivare al genitore?

Sì. Arrivano ai recapiti che registri nella scheda del paziente, quindi al genitore se inserisci i suoi. Puoi usare email, SMS e WhatsApp.

Posso inserire i test che uso già?

Puoi impostare nella cartella le valutazioni che usi e ripeterle nel tempo per confrontare i risultati. Struttura e voci le decidi tu.

Le famiglie possono prenotare online?

Sì, con la prenotazione online InBuoneMani, inclusa senza commissioni. Hai un profilo pubblico indicizzato su Google e decidi tu orari e regole delle prenotazioni.

Uso già un altro gestionale: perdo i dati?

No. L’importazione dei dati la fa il team OsteoEasy. L’assistenza è un team italiano interno, dal lunedì al venerdì, 8-13 e 14-17.

In sintesi

Un gestionale logopedisti deve semplificare i cicli di sedute, tenere informati i genitori e farti risparmiare tempo su relazioni e fatture. OsteoEasy unisce agenda con appuntamenti ricorrenti, promemoria dal numero dello studio, consensi firmati a distanza e cartella personalizzabile.

Le relazioni per famiglie, scuola e medici escono con l’intestazione dello studio, e le fatture partono verso il Sistema TS con il controllo degli esiti. Vuoi vederlo all’opera nel tuo studio? prova OsteoEasy gratis per 15 giorni.