Gestionale ostetrica: corsi, domicilio e fatture

Un gestionale per ostetrica deve stare dietro a una giornata che raramente resta ferma in studio. La mattina hai le visite in gravidanza, il pomeriggio il corso di preparazione al parto con un gruppo di future mamme, e in mezzo una visita a domicilio da una puerpera che ha appena partorito.

Intanto le richieste arrivano da tutte le parti: messaggi per iscriversi al corso, telefonate per spostare un controllo, coppie che chiedono se ci sono ancora posti. Alla fine della settimana devi anche emettere le fatture, inviarle al Sistema Tessera Sanitaria e tenere in ordine consensi e documentazione. Se fai tutto con fogli, chat e calendario del telefono, prima o poi qualcosa sfugge.

Vediamo cosa ti serve davvero e come OsteoEasy ti aiuta a gestire studio, corsi e domicilio da un unico posto.

Cosa deve fare un gestionale per ostetriche

Il lavoro dell’ostetrica libera professionista mescola attività individuali e di gruppo, in studio e fuori. Per questo il software deve coprire bisogni precisi:

• gestire i corsi (preparazione al parto, gruppi in gravidanza e dopo il parto) con un numero massimo di partecipanti;
• far prenotare online i posti nei corsi senza rispondere a ogni messaggio;
• avere l’agenda e la scheda della paziente anche fuori dallo studio, durante le visite a domicilio;
• una cartella adattabile al percorso della donna, dalla gravidanza al post parto;
• fatture sanitarie corrette e invio al Sistema TS.

Corsi e appuntamenti di gruppo

In OsteoEasy crei un appuntamento di gruppo con il numero massimo di partecipanti. Il corso di preparazione al parto diventa una serie di incontri in agenda, con l’elenco delle iscritte sempre sotto controllo. Se gli incontri sono settimanali, gli appuntamenti ricorrenti saltano da soli i giorni di chiusura dello studio.

I corsi si possono anche prenotare online fino a esaurimento posti. Con la prenotazione online InBuoneMani, inclusa senza commissioni, hai un profilo pubblico indicizzato su Google: le future mamme vedono i corsi disponibili e si iscrivono a qualsiasi ora, secondo gli orari e le regole che decidi tu. Quando il gruppo è completo, le iscrizioni si fermano.

Se lo studio ha più sale, puoi assegnare ogni corso alla sua stanza. Per le visite individuali, la lista d’attesa ti aiuta a riempire gli spazi lasciati liberi da una disdetta.

Visite a domicilio con l’app

OsteoEasy è un gestionale in cloud: lo usi dal browser e dall’app per iOS e Android. Quando vai a casa di una puerpera hai sul telefono o sul tablet l’agenda della giornata e la cartella della paziente, senza portarti dietro fogli.

L’agenda si sincronizza in modo bidirezionale con Google Calendar e Google Contacts, quindi ritrovi gli appuntamenti anche nel calendario che usi già. Puoi segnare impegni personali e ferie, così nessuno prenota nei momenti in cui non ci sei.

Per ridurre le assenze ci sono i promemoria automatici via email, SMS e WhatsApp. Con il promemoria WhatsApp automatico dal numero dello studio la paziente riceve il messaggio da un numero che conosce e le sue risposte arrivano nel gestionale.

Cartella clinica e consensi

La cartella clinica personalizzabile ti permette di costruire l’anamnesi da un modello già pronto oppure da zero, con le domande che fai alle tue pazienti. Ogni percorso può essere un caso clinico separato nella timeline della paziente: la gravidanza, il post parto, un percorso successivo.

Nel diario delle sedute annoti l’andamento di ogni incontro. Test e valutazioni ripetibili ti permettono di confrontare i dati nel tempo. Puoi preparare programmi di esercizi da fare a casa partendo dal tuo elenco personale di esercizi e consegnare relazioni personalizzate con l’intestazione dello studio.

Il consenso informato va documentato per iscritto e inserito in cartella. In studio la paziente firma sul tablet; se preferisci chiudere la parte burocratica prima dell’incontro, usi la firma elettronica avanzata a distanza, con link via SMS temporaneo, cifrato e valido un’ora, e un codice.

Pacchetti e incassi

Un corso di più incontri si presta a essere venduto come pacchetto. In OsteoEasy gestisci pacchetti, abbonamenti e carte prepagate, e incassi con POS SumUp direttamente dalla fattura. Il riepilogo del giorno ti mostra cosa hai fatto e cosa resta da fatturare.

Fatture e adempimenti fiscali dell’ostetrica

L’ostetrica è una professione sanitaria con albo, che fa capo alla FNOPO. Per le prestazioni rese ai privati valgono queste regole generali:

• le prestazioni sono esenti IVA in quanto prestazioni sanitarie;
• sopra 77,47 euro va applicata la marca da bollo da 2 euro, anche in regime forfettario;
• verso le persone fisiche non si emette fattura elettronica via SDI: è un divieto strutturale. Verso aziende, assicurazioni e pubblica amministrazione la fattura elettronica resta obbligatoria;
• le spese vanno trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria una volta l’anno, entro fine gennaio dell’anno successivo.

OsteoEasy emette le fatture sanitarie, le invia al Sistema TS e controlla gli esiti, segnalandoti errori come un codice fiscale sbagliato. Per capire gli scarti più frequenti puoi leggere la guida sugli errori del Sistema TS. Quando serve, invia la fattura elettronica allo SDI, e a fine periodo mandi tutte le fatture al commercialista.

Per i casi specifici confrontati sempre con il tuo commercialista.

Domande frequenti

Posso limitare il numero di iscritte a un corso?

Sì. Ogni appuntamento di gruppo ha un numero massimo di partecipanti. Anche la prenotazione online si ferma quando i posti sono esauriti.

Posso usare il gestionale durante le visite a domicilio?

Sì, con l’app per iOS e Android hai con te agenda e cartella delle pazienti. Tutto resta sincronizzato con la versione da browser.

Le pazienti possono firmare il consenso prima del primo incontro?

Sì. Con la firma elettronica avanzata ricevono un link via SMS e firmano a distanza con un codice. Il documento finisce nella loro cartella.

Lavoro in uno studio con altri professionisti: funziona lo stesso?

Sì, l’agenda è multi-professionista e ognuno ha la propria cartella. Trovi i dettagli nella pagina sul gestionale per studi con più professionisti.

In sintesi

Un gestionale per ostetrica deve tenere insieme visite in studio, corsi di gruppo e uscite a domicilio. OsteoEasy ti dà appuntamenti di gruppo con posti limitati, corsi prenotabili online e l’app per lavorare fuori studio, insieme a cartella personalizzabile, consensi firmati a distanza e promemoria automatici.

Le fatture sanitarie esenti, la marca da bollo e l’invio al Sistema TS con verifica degli esiti sono gestiti dallo stesso strumento. L’assistenza è italiana, dal lunedì al venerdì, e se arrivi da un altro gestionale l’importazione dei dati la fa il team OsteoEasy. Se vuoi provarlo sul tuo lavoro, prova OsteoEasy gratis per 15 giorni.