Gestionale psicologi: agenda, cartella e riservatezza

Se cerchi un gestionale per psicologi, probabilmente la tua settimana è fatta di colloqui da 50 minuti, uno dopo l’altro, con pochi minuti in mezzo per scrivere due righe di nota. I pazienti tornano ogni settimana alla stessa ora, qualcuno sposta all’ultimo momento, qualcun altro dimentica l’appuntamento e lascia un buco che non riesci più a riempire.

Poi c’è la parte che non si vede: il consenso informato da far firmare prima di iniziare, le note dei colloqui da tenere in ordine, le fatture da emettere a fine seduta e da trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria. Se lavori in uno studio condiviso, si aggiunge una questione delicata: chi può vedere cosa. La segreteria deve gestire l’agenda, ma non deve leggere quello che scrivi in cartella.

Un buon software per psicologi serve proprio a questo: togliere dal tuo tempo le attività ripetitive e proteggere le informazioni più riservate. Vediamo come lo fa OsteoEasy.

Cosa deve fare un gestionale per psicologi

Il lavoro dello psicologo ha esigenze diverse da quello di altri professionisti sanitari. Non servono mappe anatomiche o macchinari da prenotare. Servono altre cose:

• appuntamenti ricorrenti facili da impostare, perché i percorsi durano mesi con cadenza fissa;
• una cartella adatta al colloquio, con anamnesi psicologica e diario delle sedute;
• riservatezza: le note cliniche devono restare visibili solo a chi è autorizzato;
• consensi firmati e archiviati, anche quando la persona non è ancora in studio;
• fatture sanitarie e invio al Sistema TS senza passaggi manuali.

Agenda e appuntamenti ricorrenti

Con OsteoEasy imposti un percorso settimanale una volta sola: gli appuntamenti ricorrenti saltano in automatico i giorni di chiusura dello studio, così non devi correggere a mano ogni festività. Puoi segnare ferie e impegni personali, e se lavori in più sedi gestisci ogni sede con le sue stanze.

Quando un paziente disdice, la lista d’attesa ti aiuta a riempire lo spazio libero con chi aspetta un posto. L’agenda si sincronizza in modo bidirezionale con Google Calendar e Google Contacts, e la trovi anche nell’app per iOS e Android.

Per ridurre le assenze ci sono i promemoria automatici via email, SMS e WhatsApp. Con il promemoria WhatsApp inviato dal numero dello studio il paziente riceve il messaggio da un contatto che conosce, e se risponde la risposta arriva direttamente nel gestionale.

Cartella clinica con anamnesi psicologica

La cartella clinica personalizzabile di OsteoEasy parte da un modello di anamnesi psicologica già pronto. Puoi usarlo così com’è, modificarlo o costruire il tuo modello da zero, con le domande che fai davvero al primo colloquio.

Per ogni incontro hai il diario delle sedute, dove annoti l’andamento del percorso. Se una persona torna dopo anni per un motivo diverso, apri un nuovo caso clinico separato nella timeline del paziente, senza mescolare i due percorsi. Se usi un iPad puoi anche scrivere a mano libera, come faresti su un quaderno.

Quando devi consegnare un documento al paziente o inviarlo a un collega, prepari una relazione personalizzata con l’intestazione del tuo studio. La cronologia delle modifiche tiene traccia di ogni intervento sulla cartella.

Riservatezza e permessi per ruolo

In uno studio con più colleghi o con una segreteria, la riservatezza non può dipendere dalla buona volontà. In OsteoEasy imposti i permessi per ruolo (titolare, professionisti, segreteria): chi si occupa di agenda e fatture lavora sui suoi strumenti, mentre le note cliniche restano visibili solo a chi è autorizzato.

Se condividi lo studio con altri psicologi o con professionisti di altre discipline, ognuno ha la propria cartella personalizzata e la propria agenda. Per gli studi con più professionisti c’è una pagina dedicata al gestionale per poliambulatori e studi associati.

Consenso informato firmato anche a distanza

Il consenso informato va documentato per iscritto e inserito in cartella. Con OsteoEasy hai due strade: la firma semplice sul dispositivo in studio, oppure la firma elettronica avanzata del consenso informato a distanza. In questo secondo caso il paziente riceve un link via SMS, temporaneo e cifrato, valido un’ora, e firma con un codice.

Così il primo colloquio inizia con la parte burocratica già chiusa. Il documento firmato finisce nella cartella del paziente, senza carta da scansionare.

Fatture e adempimenti fiscali per lo psicologo

Lo psicologo è iscritto all’Ordine degli Psicologi e versa i contributi all’ENPAP. Sul piano della fatturazione, valgono alcune regole generali delle professioni sanitarie:

• le prestazioni sono esenti IVA in quanto prestazioni sanitarie;
• sulle fatture esenti sopra 77,47 euro va applicata la marca da bollo da 2 euro, anche in regime forfettario;
• verso i pazienti persone fisiche la fattura elettronica via SDI è vietata, e il divieto è strutturale; verso aziende, assicurazioni e pubblica amministrazione resta invece obbligatoria;
• i dati delle spese vanno inviati al Sistema Tessera Sanitaria, con cadenza annuale e scadenza a fine gennaio dell’anno successivo.

OsteoEasy emette le fatture sanitarie, le invia al Sistema TS e verifica gli esiti, segnalandoti gli errori come un codice fiscale sbagliato. Se ti capita, trovi qui una guida agli errori più comuni del Sistema TS. Quando serve, il gestionale invia la fattura elettronica allo SDI, puoi incassare con POS SumUp direttamente dalla fattura e mandare tutto al commercialista.

Se proponi percorsi con un numero definito di incontri, puoi gestirli come pacchetti o carte prepagate. Per i casi specifici confrontati sempre con il tuo commercialista.

Domande frequenti

La segreteria può vedere le mie note sui colloqui?

No, se non la autorizzi. Con i permessi per ruolo decidi cosa vede la segreteria e cosa vedono i colleghi. Le note cliniche restano visibili solo a chi ha l’autorizzazione.

Posso adattare l’anamnesi al mio orientamento?

Sì. Parti dal modello di anamnesi psicologica e lo modifichi, oppure crei un modello tutto tuo. Ogni professionista dello studio può avere la propria cartella personalizzata.

I nuovi pazienti possono prenotare il primo colloquio online?

Sì, con la prenotazione online InBuoneMani, inclusa senza commissioni. Hai un profilo pubblico indicizzato su Google e decidi tu orari e regole di prenotazione.

Uso già un altro gestionale: devo ricaricare tutto a mano?

No. L’importazione dei dati dal tuo vecchio gestionale la fa il team OsteoEasy. L’assistenza è italiana e interna, dal lunedì al venerdì, 8-13 e 14-17.

In sintesi

Un gestionale per psicologi deve semplificare agenda, consensi e fatture, e allo stesso tempo proteggere ciò che scrivi in cartella. OsteoEasy ti offre appuntamenti ricorrenti, promemoria dal numero dello studio, anamnesi psicologica personalizzabile, firma dei consensi a distanza e permessi per ruolo.

Sul fronte fiscale gestisce fatture sanitarie esenti, marca da bollo e invio al Sistema TS con verifica degli esiti. Puoi vedere tutte le funzionalità del gestionale oppure prova OsteoEasy gratis per 15 giorni.