Nello svolgimento della propria pratica in studio o poliambulatorio, avere un’agenda ben organizzata è fondamentale. Non si tratta solo di puntualità: i promemoria appuntamenti per i pazienti permettono anche di instaurare con loro un rapporto duraturo e di fiducia.
In questo articolo approfondiremo le diverse modalità per l’invio dei promemoria appuntamenti con OsteoEasy, attraverso i canali WhatsApp, SMS ed email.
L’obiettivo è permetterti di migliorare la comunicazione con i tuoi pazienti secondo il metodo che preferisci, e di estenderla ad altre notifiche, ad esempio in occasione del loro compleanno.
Promemoria appuntamenti WhatsApp, SMS o Email
Sappiamo bene che i promemoria degli appuntamenti sono un alleato prezioso per migliorare la gestione dell’agenda: puoi ridurre il numero di dimenticanze (i non-show) e assicurarti che i pazienti si presentino in orario agli appuntamenti. E diciamocelo: anche che i pazienti ormai si aspettano di riceverli!
Il metodo più efficace è dunque quello di inviare una notifica di promemoria servendosi dei canali più comuni come WhatsApp, SMS oppure email. Con OsteoEasy puoi scegliere quale mandare, anche automaticamente… e – se lo desideri – puoi anche mandarli tutti e 3!
Questi messaggi immediati e diretti aumentano le probabilità di risposta, garantiscono un flusso costante di appuntamenti confermati e fidelizzano i pazienti.
Come per molte altre notifiche, i promemoria appuntamenti possono essere automatizzati e puoi scegliere di personalizzare il testo dal menu “Template notifiche”.
Ma devo mandare tutto a tutti?
Ogni paziente è diverso e ha le sue preferenze sui canali che tiene di più d’occhio. Per questa ragione puoi configurare per ciascuno di loro il metodo di contatto preferito, così il gestionale OsteoEasy invierà per te i promemoria appuntamenti e le altre notifiche automatiche rispettando i criteri scelti per loro.
Andiamo quindi a vedere nel dettaglio come funziona l’invio dei promemoria appuntamenti pazienti in modalità automatica per ciascun canale!
Promemoria appuntamento via SMS
L’invio dei promemoria attraverso il canale SMS è del tutto automatizzabile. Questo significa che:
- il terapista sceglie il testo e i giorni/ore di preavviso per questa tipologia di notifica
- il gestionale gestirà in automatico l’invio in virtù della pianificazione; il testo della notifica riporterà data e ora corrette dell’appuntamento, ma non solo… inserirà tutti i campi autocompilabili che hai personalizzato con l’aggiunta di eventuali note, come ad esempio “Si ricordi di portare la radiografia”
Questo è possibile grazie alla personalizzazione del testo del promemoria appuntamenti. Puoi infatti organizzare delle variabili che vengono gestite grazie alla “@”. Tutte le variabili verranno modificate nel momento dell’invio… e tu non dovrai modificare nulla.
Ai promemoria appuntamenti SMS ci pensa dunque OsteoEasy!
Questo servizio di automazione dell’invio degli SMS, è naturalmente associato alle compagnie telefoniche e comporta pertanto dei costi. Tuttavia ciascun piano di abbonamento OsteoEasy ha un quantitativo di SMS inclusi gratuitamente.
Promemoria appuntamento via Email
Come per gli SMS, l’invio dei promemoria attraverso il canale email è del tutto automatizzabile. Differentemente dagli SMS, le email costituiscono una risorsa illimitata e gratuita: puoi scegliere se attivare il promemoria attraverso quel canale e differenziare il testo rispetto al promemoria via SMS.
Come considerazione generale tuttavia, consigliamo di selezionare il metodo di contatto email solo per i pazienti più giovani o che hanno l’accesso alla loro casella mail da cellulare. Questo permetterà che il paziente riceva la notifica di promemoria e che altresì abbia possibilità nell’immediato di prenderne visione.
Sarà il paziente a informarti delle proprie preferenze e tu a scegliere quale canale predisporre per lui come principale.
Promemoria appuntamenti via WhatsApp completamente Automatico
La rivoluzione nell’invio di promemoria appuntamenti attraverso il canale WhatsApp che stavi aspettando è QUI E SOLTANTO QUI.
Invio dei promemoria Whatsapp in modalità del tutto automatica e dal proprio mittente, personalizzando testo e pianificazione… come se fosse inviato a mano, ma non lo è. E se il paziente risponde, bè tu puoi leggerlo e proseguire la conversazione!
Un’esclusiva OsteoEasy in campo sanitario a cui vogliamo dare il giusto spazio, perciò ti invitiamo a leggere nel dettaglio l’approfondimento dedicato al WhatsApp Automatico.
L’invio di promemoria appuntamenti tramite WhatsApp è senza ombra di dubbio la modalità di comunicazione più efficace per assicurarsi la visualizzazione della notifica da parte del paziente e quella che tutti, infine, prediligiamo. La piattaforma offre un canale di comunicazione istantaneo e familiare, consentendo ai pazienti di confermare in modo rapido.
L’invio del promemoria appuntamento WhatsApp in modalità semiautomatica è sempre incluso in tutti i piani e completamente gratuito ma attenzione, per quanto comodo rappresenta un mero collegamento…
Come funziona quindi e che differenze ci sono con l’invio del promemoria attraverso Whatsapp Automatico?
Dovrai essere tu, partendo dall’appuntamento, a cliccare sul pulsante del numero del paziente e permettere l’invio. Potrai ugualmente scegliere il testo di default, e verrà generato il messaggio già precompilato con tutti i dati dell’appuntamento nella chat del paziente, ma resta un’operazione che richiede un tuo intervento manuale.
Guarda questo video dedicato a WhatsApp per capire le differenze con la modalità automatica.
Auguri di Buon Compleanno e altre comunicazioni
Andare oltre la “semplice” organizzazione degli appuntamenti è un modo per distinguersi.
Inviare ad esempio gli auguri di buon compleanno oppure altre comunicazioni e follow-up pensati per loro, dimostra cura e attenzione da parte del terapista, rafforzando il legame con i tuoi pazienti in modo personalizzato.
Hai mai pensato che l’invio di un messaggio di buon compleanno possa portare un beneficio anche per te? Dal menù dedicato ai Template Notifiche, potrai personalizzare il testo e valutare eventualmente se offrire un regalo al paziente. Un’azione di notifica con due vantaggi:
- fare l’augurio di buon compleanno al paziente
- acquisire potenzialmente una nuova visita di controllo fidelizzandolo
La notifica di buon compleanno, se attiva, partirà il giorno del compleanno del paziente all’ora che imposti e in modalità automatica a scelta tra SMS, email, o WhatsApp (in caso di WhatsApp automatico attivo).
Conclusioni
L’efficacia dei promemoria appuntamenti è innegabile quando si tratta di ottimizzare la tua agenda e costruire relazioni solide con i pazienti.
Sfruttando strumenti come WhatsApp, SMS ed email puoi semplificare la gestione degli appuntamenti e offrire servizi personalizzati che fanno la differenza nella percezione dei pazienti.
Ricorda che un semplice messaggio può contribuire a creare un impatto duraturo, rendendo il tuo studio professionale un luogo in cui i pazienti si sentono veramente apprezzati.
