OsteoEasy ti permette di inviare facilmente le fatture al Sistema Tessera Sanitaria. In caso di errori, il gestionale ti avviserà con comunicazioni ben visibili di colore rosso in modo che tu possa correggerle quanto prima.
Abbiamo già visto come effettuare l’invio delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria in 2 clic.
In questo articolo capiamo insieme cosa ti serve per effettuare l’invio al Sistema TS e quali sono i possibili errori che il sistema Tessera Sanitaria può comunicarti, oltre a spiegarti come poter evitare di commettere errori con il nostro sistema.
Come effettuare l’invio al Sistema Tessera Sanitaria
Le fatture sanitarie che vengono emesse con il gestionale sono indirizzate in automatico verso il Portale Sanitario nazionale.
Per poter effettuare l’invio bisogna essere professionisti sanitari in possesso delle credenziali d’accesso al Sistema Tessera Sanitaria.
Prima di tutto, nel gestionale OsteoEasy sarà necessario inserire le credenziali del Portale per la comunicazione diretta con il Sistema TS, ovvero CF, password e PIN. Nel caso in cui tu sia identificato come una “Struttura autorizzata” allora ci saranno ulteriori codici da dover inserire.
Il PIN è un codice numerico che ogni professionista sanitario può trovare all’interno della propria area riservata del portale, quindi devi accedere al portale con le tue credenziali e:
- cliccare su “Profilo”
- effettuare la “Stampa PIN CODE”.
Questo PIN deve essere inserito nel gestionale OsteoEasy per poter effettuare l’invio delle fatture sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria (guarda il video “Invio delle fatture sanitarie al Sistema TS: configura le credenziali e il PIN” per maggiori dettagli).
Ti ricordo, inoltre, che la password del portale sistema TS deve esseere cambiata ogni 3 mesi e di conseguenza aggiornata anche in OsteoEasy.
E qui ci addentriamo proprio nel primo possibile errore che viene comunicato…
Sistema Tessera Sanitaria: errore Password/Pin code non validi
Questo errore del Sistema Tessera Sanitaria “Errore Password/Pin code non validi” appare, dopo la selezione delle fatture da inviare al Sistema TS, appena hai premuto sul pulsante “Invia”.
Se stai effettuando il tuo primo invio con il gestionale OsteoEasy può essere che tu non abbia trascritto correttamente il PIN nelle credenziali di accesso. Il PIN è un codice che non varia nel tempo a differenza della password.
Se invece hai già eseguito alcuni invii con il software OsteoEasy, il PIN probabilmente è corretto ma è la password inserita nel pulsante “Credenziali d’accesso” a essere errata. Ti ricordo che quando modifichi la password nel portale sistema TS, questa deve essere aggiornata anche nel gestionale. Per questa ragione abbiamo inserito i due pulsanti vicini per permetterti di svolgere questa azione facilmente.
Come visualizzare il motivo dell’errore con OsteoEasy
Dopo aver effettuato l’invio al Sistema Tessera Sanitaria delle fatture, il Sistema Sanitario Nazionale le esamina… può impiegare qualche minuto o qualche giorno!
Riceverai l’esito nel gestionale appena disponibile. Potrai visualizzare nell’apposita tabella “Invii Sistema TS” i protocolli di invio e potrai verificare quante fatture sono state accettate e quante presentano errori.
Nel caso di errore, vedrai un avviso in Dashboard che ti porterà a visualizzare le fatture con errore. Cliccando sopra a “Avviso” o “Errore” potrai consultare il motivo per cui la fattura è stata rifiutata dal Sistema Sanitario Nazionale e potrai procedere alla correzione. Vediamo i possibili errori che puoi vedere.
- CF cittadino non presente in archivio
- CF formalmente errato
- Il documento è inviato oltre i limiti previsti
Sistema Tessera Sanitaria: CF cittadino non presente in archivio
Il CF cittadino non presente in archivio: questo errore indica che il documento è stato inviato ma non è stato trovato il codice fiscale del paziente tra le anagrafiche presenti nell’archivio Nazionale Italiano.
Quando ricevi questo tipo di errore puoi effettivamente verificare nell’anagrafica del paziente, attraverso il pulsante “Verifica” sul CF a conferma che il codice fiscale del paziente è “non è valido”.
Potrai risolvere l’errore del Sistema Tessera Sanitaria: CF cittadino non presente in archivio in questo modo.
Sistema Tessera Sanitaria: CF formalmente errato
Il codice fiscale italiano è composto da una precisa sequenza alfanumerica: se questa non coincide con il CF che hai inserito in una cartella paziente, la fattura verrà rifiutata e dovrai correggere l’errore del CF.
Potrai risolvere l’errore del Sistema Tessera Sanitaria: CF formalmente errato in questo modo.
Paziente Straniero senza Codice Fiscale italiano
Nel campo CF dell’anagrafica del paziente, devi inserire il CF italiano. Tuttavia, se il paziente è un cittadino europeo o extraeuropeo e non dispone di un CF italiano, ma possiede un codice equivalente riconosciuto dal suo paese di residenza, è necessario lasciare il campo CF vuoto. L’omissione di questa procedura potrebbe causare l’insorgere di errori nell’invio della fattura al Sistema Tessera Sanitaria della fattura, come indicato precedentemente.
Lettore CF: per evitare errori del Sistema Tessera Sanitaria
Per ridurre la possibilità di commettere errori nel codice fiscale consigliamo di utilizzare il lettore banda magnetica per acquisire velocemente il CF del cittadino e ridurre problemi di dettatura, con conseguente rifiuto della fattura da parte dell’Agenzia delle Entrate.
In un video OsteoEasy spieghiamo come utilizzare il lettore della tessera sanitaria per evitare errori del codice fiscale.
L’unico accertamento che dovrai fare è il seguente: se il paziente ha un doppio nome o un doppio cognome, vedrai 2 o più parole inserite nel campo nome. Sarai tu come persona a dover chiedere conferma al paziente se sono due nomi o due cognomi, perché una macchina non può riconoscere la differenza e necessita del tuo aiuto.
In ogni caso, il sistema ti informa di queste specifiche, spesso capita che i pazienti non informano di avere doppi nomi o cognomi e questo va comunque a creare un CF errato.
Il documento è inviato oltre i limiti previsti
Altro Errore possibile è questo: Il documento è inviato oltre i limiti previsti. Significa che la fattura è stata inviata dopo i limiti di tempo previsti dal Sistema Nazionale Italiano.
Non è possibile risolvere questo errore, perché non dipende dal gestionale. Purtroppo potresti incorrere in sanzioni per non aver inviato le fatture in tempo…anche per evitare questo è importante utilizzare un gestionale intuitivo e specifico!
Con OsteoEasy è difficile ricevere questo errore, perché il sistema ti comunica tramite avvisi quando dovresti inviare le fatture… l’importante è non ignorare l’avviso di colore rosso.
L’avviso nel gestionale appare quando trova delle fatture emesse con data pagamento di oltre 30 giorni fa, non ancora inviate al Sistema TS. Se questo errore viene ignorato per diversi mesi il Sistema TS rifiuterà la fattura segnalando l’errore.
3 passaggi correggere gli errori del Sistema Tessera Sanitaria
Per correggere gli errori legati al codice fiscale del paziente ci sono tre semplici passi da seguire:
- Richiedi il codice fiscale corretto (puoi utilizzare il pulsante WhatsApp o chiamare il paziente)
- Correggi il codice fiscale nella cartella paziente
- Correggi la fattura (da Fatturazione > Modifica fattura > Aggiorna fattura)
Dopodiché potrai effettuare un nuovo invio della fattura al Sistema Tessera Sanitaria!
Conclusione
In questo articolo abbiamo visto il significato degli errori inviati dal Sistema Tessera Sanitaria, come risolverli e come evitarli grazie all’utilizzo del lettore banda magnetica.
Per ogni professionista della salute, utilizzare OsteoEasy significa affidarsi a una gestione del proprio studio semplice, veloce ed efficace…anche nella risoluzione dei problemi e nel ricordare le scadenze per evitare di incorrere in sanzioni fiscali.
